Tìm hiểu cách làm sổ sách kế toán bằng tay nhanh nhất như thế nào? Sổ sách kế toán bằng tay không khó nhưng cần được thực hiện cẩn thận, chính xác để đảm bảo tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi chép trong sổ sách. Vậy cách làm sổ sách kế toán bằng tay như thế nào ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Quy trình làm sổ sách kế toán bằng tay
Bước 1: Chuẩn bị sổ sách kế toán
Chuẩn bị sổ sách kế toán là bước đầu tiên và quan trọng trong công tác kế toán. Việc chuẩn bị sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán.
Các loại sổ sách kế toán cần chuẩn bị
Căn cứ theo quy định của pháp luật về kế toán, các loại sổ sách kế toán cần chuẩn bị bao gồm:
- Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán theo trình tự thời gian.
- Sổ cái: Sổ cái là sổ dùng để tổng hợp số phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại đã được ghi vào sổ nhật ký chung theo từng tài khoản kế toán.
- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết là sổ dùng để ghi chép chi tiết từng nội dung của một tài khoản kế toán, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp số liệu của tài khoản đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các loại sổ sách kế toán khác như:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ kế toán tổng hợp là sổ dùng để tổng hợp số phát sinh của một số tài khoản kế toán có liên quan.
- Sổ kế toán phụ: Sổ kế toán phụ là sổ dùng để ghi chép chi tiết từng nội dung của một số tài khoản kế toán.
- Sổ kế toán theo dõi chi tiết: Sổ kế toán theo dõi chi tiết là sổ dùng để ghi chép chi tiết từng nội dung của một số tài khoản kế toán, phục vụ cho việc quản lý, kiểm soát chặt chẽ hơn.
Bước 2: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ sách kế toán
Sau khi chuẩn bị đầy đủ sổ sách kế toán, kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán vào sổ sách kế toán
Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ sách kế toán, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Ghi chép chính xác, trung thực, theo đúng nội dung và trình tự của từng loại sổ sách kế toán.
- Sử dụng bút mực xanh để ghi chép vào sổ sách kế toán.
- Ghi chép đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán
Bước 3 trong quy trình kế toán là kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán. Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được ghi chép trong sổ sách kế toán.
Bước 3 bao gồm các nội dung sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán
- Xác định và xử lý các sai sót
Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán
Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán là bước đầu tiên trong quá trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán. Kế toán cần kiểm tra các thông tin trên chứng từ kế toán, bao gồm:
- Tên, địa chỉ của đơn vị phát hành chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Số lượng, đơn giá, thành tiền
- Chữ ký của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ
Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán, kế toán cần kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Kế toán cần xem xét các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có phù hợp với quy định của pháp luật, quy chế của doanh nghiệp hay không.
Đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán
Đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã được ghi chép trong sổ sách kế toán. Kế toán cần đối chiếu số liệu giữa các sổ sách kế toán cùng loại, giữa các sổ sách kế toán khác loại.
Xác định và xử lý các sai sót
Trong quá trình kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán, kế toán có thể phát hiện các sai sót. Kế toán cần xác định nguyên nhân của các sai sót và xử lý các sai sót theo quy định của pháp luật.
Bước 4: Lưu trữ sổ sách kế toán
Lưu trữ sổ sách kế toán là một công việc quan trọng, cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Sổ sách kế toán sau khi được khóa sổ phải được lưu trữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc địa điểm khác do doanh nghiệp quy định.
Theo quy định tại Điều 33 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, sổ sách kế toán phải được lưu trữ theo các quy định sau:
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, trọn vẹn, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ ở nơi an toàn, dễ tìm kiếm, không bị hư hỏng, mất mát.
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Cụ thể, sổ sách kế toán được lưu trữ theo các bước sau:
- Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán với chứng từ kế toán.
- Ghép sổ sách kế toán thành từng quyển theo thứ tự thời gian từ nhỏ đến lớn.
- Đóng dấu giáp lai trên từng quyển sổ sách kế toán.
- Ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Lưu trữ sổ sách kế toán tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc địa điểm khác do doanh nghiệp quy định.
2. Những lưu ý khi làm sổ sách bằng tay
Làm sổ sách kế toán bằng tay là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác và tỉ mỉ. Để việc làm sổ sách kế toán bằng tay đạt hiệu quả cao, cần lưu ý những điểm sau:
Tìm hiểu kỹ các quy định về kế toán
Trước khi bắt tay vào làm sổ sách kế toán, cần tìm hiểu kỹ các quy định về kế toán, bao gồm các quy định về chế độ kế toán, các nguyên tắc kế toán,… Việc nắm vững các quy định về kế toán sẽ giúp kế toán viên thực hiện công việc một cách chính xác, đúng quy định.
Sử dụng sổ sách kế toán phù hợp
Cần lựa chọn loại sổ sách kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều loại sổ sách kế toán khác nhau, phù hợp với từng hình thức kế toán.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở để hạch toán kế toán. Do đó, cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ kế toán trước khi thực hiện hạch toán. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác, theo đúng quy định.
Hạch toán chính xác, kịp thời
Hạch toán là quá trình ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, cần hạch toán chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán.
Kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán
Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.
Bảo quản sổ sách kế toán cẩn thận
Sổ sách kế toán là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, cần được bảo quản cẩn thận, tránh thất lạc, hư hỏng.
Ngoài ra, khi làm sổ sách kế toán bằng tay, cần lưu ý những điểm sau:
- Ghi chép bằng bút mực, không được tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót, phải gạch chéo phần sai và ghi lại số liệu chính xác.
- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác các thông tin trên sổ sách kế toán, bao gồm:
Ngày, tháng, năm ghi sổ
Số hiệu, tên sổ
Số liệu hạch toán
Chữ ký của người ghi sổ**
- Số liệu trên sổ sách kế toán phải khớp với số liệu trên chứng từ kế toán.
Sổ sách kế toán được chia làm 2 loại đó là Sổ sách kế toán tổng hợp và sổ sách kế toán chi tiết, cụ thể:
3. Hồ sơ sổ sách kế toán bằng tay
3.1. Sổ kế toán tổng hợp gồm:
– Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký chung phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính bằng bút toán Nợ / Có
Tuy nhiên khi in sổ sách chúng ta có thể không in sổ này mà sổ này chúng ta lưu bằng file mềm trên máy tính.
– Sổ cái
Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và theo một niên độ kế toán với các tài khoản có mặt trên bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh có bao nhiêu tài khoản tổng hợp thì chúng ta in bấy nhiêu sổ cái. Kể cả sổ cái đó không có phát sinh trong kỳ mà chỉ có dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ.
3.2. Sổ kế toán chi tiết gồm:
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Ví dụ như:
TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong đó có sổ chi tiết là
+ TK 5111: doanh thu bán hàng hoá;
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm;
+ TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Vậy khi in sổ kế toán chi tiết kế toán không in sổ tài khoản 511 nữa mà chúng ta in sổ tài khoản 5111, tài khoản 5112, tài khoản 5113
Hiểu tương tự như vậy, tài khoản chi tiết của tài khoản tổng hợp 642: chi phí quản lý doanh nghiệp là các TK 6421, TK 6422, TK 6427…
3.3. Các báo cáo chi tiết gồm
– Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, công cụ dụng cụ
– Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng
– Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ
– Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
– Bảng chi tiết giá thành( nếu công ty sản xuất và xây dựng)
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng – sổ quỹ này phải phản ánh được tồn quỹ hàng ngày.
Trên đây là một số thông tin về Tìm hiểu cách làm sổ sách kế toán bằng tay nhanh nhất. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
