0764704929

Những yêu cầu cần có khi viết biên bản họp?

Biên bản cuộc họp có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp. Vậy Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Thế nào là biên bản cuộc họp? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Thế nào là biên bản cuộc họp? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?
Thế nào là biên bản cuộc họp? Biên bản cuộc họp có vai trò như thế nào?

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại toàn bộ diễn biến của một cuộc họp. Biên bản cuộc họp có thể được lập thành văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Biên bản cuộc họp bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính
  • Thời gian, địa điểm họp
  • Mục đích, chương trình và nội dung họp
  • Họ, tên chủ tọa, thành viên dự họp
  • Ý kiến của thành viên dự họp
  • Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng
  • Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có)

Biên bản cuộc họp có vai trò quan trọng trong việc ghi lại các quyết định của cuộc họp. Biên bản cuộc họp là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Biên bản cuộc họp phải được lưu trữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp và được bảo quản cẩn thận.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp có vai trò quan trọng trong việc ghi lại các quyết định của cuộc họp. Biên bản cuộc họp là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể, biên bản cuộc họp có các vai trò sau:

  • Là căn cứ pháp lý để xác định các quyết định của cuộc họp

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp, bao gồm các quyết định được thông qua tại cuộc họp. Do đó, biên bản cuộc họp là căn cứ pháp lý để xác định các quyết định của cuộc họp. Các quyết định được thông qua tại cuộc họp có hiệu lực pháp lý và được các bên liên quan phải tuân thủ.

  • Là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể phát sinh các tranh chấp liên quan đến các quyết định của cuộc họp. Trong trường hợp này, biên bản cuộc họp là căn cứ quan trọng để giải quyết các tranh chấp. Biên bản cuộc họp sẽ giúp các cơ quan có thẩm quyền xác định đúng các quyết định của cuộc họp và giải quyết các tranh chấp một cách công bằng và hợp lý.

  • Là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo

Biên bản cuộc họp là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo sau cuộc họp. Ví dụ, nếu cuộc họp thông qua quyết định thành lập một ban chỉ đạo, thì biên bản cuộc họp sẽ là cơ sở để ban chỉ đạo đó hoạt động.

Các yêu cầu đối với biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Tính chính xác

Biên bản cuộc họp phải ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp một cách chính xác, trung thực, không thêm bớt, không sửa chữa.

  • Tính đầy đủ

Biên bản cuộc họp phải ghi lại toàn bộ nội dung của cuộc họp, bao gồm các quyết định được thông qua, ý kiến của các thành viên dự họp, v.v.

  • Tính kịp thời

Biên bản cuộc họp phải được lập ngay sau khi kết thúc cuộc họp để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.

  • Tính pháp lý

Biên bản cuộc họp phải được thông qua bởi các thành viên dự họp và có chữ ký của chủ tọa, người ghi biên bản và các thành viên dự họp.

2. Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?

Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?
Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại nội dung chính của cuộc họp, bao gồm các thông tin như thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết luận, quyết định của cuộc họp. Biên bản cuộc họp có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ thông tin, làm cơ sở để thực hiện các quyết định của cuộc họp.

Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp:

  • Chính xác: Biên bản cuộc họp phải ghi lại đầy đủ, chính xác các thông tin đã diễn ra trong cuộc họp, không được bỏ sót hoặc thêm bớt nội dung.
  • Gọn gàng: Biên bản cuộc họp phải được trình bày ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, tránh lan man, dài dòng.
  • Có tính pháp lý: Biên bản cuộc họp phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người ghi biên bản và người chủ trì cuộc họp.

Nội dung của biên bản cuộc họp thường bao gồm các phần sau:

  • Tên cuộc họp: Ghi rõ loại hình cuộc họp, ví dụ: cuộc họp Hội đồng thành viên, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp Ban giám đốc,…
  • Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự: Ghi rõ thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp và danh sách thành viên tham dự.
  • Nội dung thảo luận: Ghi lại các nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp, bao gồm các ý kiến phát biểu, đề xuất,…
  • Kết luận, quyết định của cuộc họp: Ghi lại các kết luận, quyết định được thông qua tại cuộc họp.

Người ghi biên bản cuộc họp cần lưu ý:

  • Luôn chú ý lắng nghe, ghi chép đầy đủ các thông tin trong cuộc họp.
  • Sử dụng ngôn ngữ chính xác, dễ hiểu.
  • Kiểm tra lại biên bản trước khi trình cho người chủ trì cuộc họp ký.

3. Bố cục của một biên bản cuộc họp thường là như thế nào?

Bố cục của một biên bản cuộc họp thường bao gồm các nội dung sau:

  • Tiêu đề: Tiêu đề của biên bản ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ chức cuộc họp và loại hình cuộc họp.
  • Thời gian, địa điểm: Ghi rõ thời gian, ngày tháng năm, địa điểm tổ chức cuộc họp.
  • Thành phần tham dự: Ghi rõ họ tên, chức danh của các thành viên tham dự cuộc họp.
  • Nội dung cuộc họp: Ghi rõ nội dung các vấn đề đã được thảo luận và quyết định tại cuộc họp.
  • Kết quả biểu quyết: Ghi rõ kết quả biểu quyết của các thành viên tham dự cuộc họp đối với từng vấn đề.
  • Chữ ký: Biên bản họp phải có chữ ký của người ghi biên bản và các thành viên tham dự cuộc họp.

Cụ thể, bố cục của một biên bản cuộc họp có thể được chia thành các phần như sau:

Phần mở đầu

  • Tiêu đề: Tiêu đề của biên bản ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ chức cuộc họp và loại hình cuộc họp. Ví dụ: “Biên bản họp Hội đồng thành viên Công ty TNHH ABC”.
  • Thời gian, địa điểm: Ghi rõ thời gian, ngày tháng năm, địa điểm tổ chức cuộc họp. Ví dụ: “Ngày 20 tháng 01 năm 2024, tại trụ sở chính của Công ty TNHH ABC, số 10, đường ABC, phường XYZ, quận DEF, thành phố GHIJ”.
  • Thành phần tham dự: Ghi rõ họ tên, chức danh của các thành viên tham dự cuộc họp. Ví dụ: “Chủ trì cuộc họp: Ông Nguyễn Văn A, Chủ tịch Hội đồng thành viên. Tham dự cuộc họp: các thành viên Hội đồng thành viên, đại diện Ban kiểm soát, đại diện của các phòng, ban chức năng của Công ty”.

Phần nội dung

  • Nội dung cuộc họp: Ghi rõ nội dung các vấn đề đã được thảo luận và quyết định tại cuộc họp. Nội dung này cần được trình bày theo trình tự thời gian, nêu rõ từng vấn đề, ý kiến phát biểu của các thành viên tham dự cuộc họp, kết luận của chủ trì cuộc họp và quyết định của Hội đồng thành viên đối với từng vấn đề. Ví dụ:
  • Vấn đề 1: Xem xét và thông qua báo cáo tài chính năm 2023

Ông Nguyễn Văn A, Chủ tịch Hội đồng thành viên, phát biểu: Báo cáo tài chính năm 2023 được lập theo đúng quy định của pháp luật và nội quy tài chính của Công ty. Báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2023.

Các thành viên Hội đồng thành viên phát biểu tán thành nội dung báo cáo tài chính năm 2023.

Chủ trì cuộc họp kết luận: Báo cáo tài chính năm 2023 được thông qua.

Phần kết luận

Kết quả biểu quyết: Ghi rõ kết quả biểu quyết của các thành viên tham dự cuộc họp đối với từng vấn đề. Ví dụ:

  • Vấn đề 1: Xem xét và thông qua báo cáo tài chính năm 2023

Kết quả biểu quyết: 100% thành viên tham dự cuộc họp biểu quyết tán thành.

  • Chữ ký: Biên bản họp phải có chữ ký của người ghi biên bản và các thành viên tham dự cuộc họp. Ví dụ:

Người ghi biên bản: [Ký, ghi rõ họ tên]

Các thành viên tham dự cuộc họp:

[Ký, ghi rõ họ tên]

[Ký, ghi rõ họ tên]

Yêu cầu đối với biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Đầy đủ nội dung: Biên bản phải ghi rõ tất cả các nội dung đã được thảo luận và quyết định tại cuộc họp.
  • Chính xác: Biên bản phải ghi chép trung thực, chính xác nội dung của cuộc họp, không được tẩy xóa, sửa chữa.
  • Sang trọng: Biên bản phải được trình bày rõ ràng, gọn gàng, sạch sẽ, thể hiện được tính chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ chức cuộc họp.

Trên đây là một số thông tin về Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn

    HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN


    Để lại một bình luận

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

    0764704929